Este verano me hice eco en “Inteligencia colectiva para reducir el déficit público” de la iniciativa del nuevo gobierno Británico de solicitar a los empleados públicos su opinión y recabar ideas acerca de cómo recortar el gasto y reducir el déficit público. La premisa de partida del Primer Ministro del Reino Unido, David Cameron, era que los trabajadores de las AA.PP. están en la primera línea de los servicios y de su gestión, y, por tanto, saben dónde las cosas funcionan bien y en dónde se derrocha, al mismo tiempo, que tienen ideas de cómo se podrían replantear las cosas para lograr mejores servicios con menos gasto. Para ello, desde el Ministerio de Economía y Finanza pusieron en marcha una plataforma, Spending Challenge, para recoger las propuestas en todos los ámbitos del Estado, desde las fuerzas armadas hasta de empleados de empresas privadas que trabajan para el sector público.

El resultado de la campaña, en mi opinión, ha sido excelente, se recibieron más de 100.000 ideas o sugerencias, entre ellos más de 63.000 del sector público. Además, los responsables de diferentes Ministerios  recorrieron el país para recoger ideas y opiniones de primera mano. Al mismo tiempo que los responsables políticos del Tesoro mantenían reuniones con expertos en determinadas áreas como: Salud, Vivienda y Educación.

De todas las propuestas han preseleccionado más de 1.800, algunas de ellas ya las han incluido en los presupuestos para el 2011 como: centralizar la compra de bienes de uso común y servicios, con lo que esperan un ahorro de más de 400 millones de libras por año; reducir los gastos de viajes para reuniones a través del uso de la videoconferencia o la audioconferencia y la eliminación de viajar en primera clase, el ahorro previsto se estima en 100 millones de libras por año; o la de empezar a considerar el software abierto como una opción para todo el Gobierno y, por tanto, analizar los costes y establecer un plan de acción y una estrategía para empezar a impulsar esta opción a partir de este año.

Lo interesante es que las propuestas seleccionadas permetirán ahorrar miles de millones de libras con una gestión más eficiente de los recursos, al mismo tiempo que se empodera y motiva a los empleados públicos.

Además, en un ejercicio de transparencia, tienen previsto publicar todas las propuestas que se recibieron en su definición original en el repositorio de datos abiertos en data.gov.uk.

Según el propio Gobierno, este es un proyecto con continuidad y los diferentes Departamentos están revisando y evaluando las propuesta recibidas con el objetivo de identificar aquellas que mejoren la eficiencia de la Administración. Una lección inteligente de política al servicio de los ciudadanos y utlización de los empleados públicos como agentes del cambio.

Para más información sobre la relación de las más de 1.800 propuestas preseleccionadas se puede consultar: Summary of policy proposals submitted by the public sector (Excel 336KB).

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By Forges

El Technology CEO Council, un consejo de CEOs del sector de las TICs que incluye a los principales ejecutivos de IBM, Intel, Dell, Motorola, EMC y otras empresas ha publicado el informe “One trillion Reasons. How Commercial Best Practices to Maximize Productivity Can Save Taxpayer Money and Enhance Government Services” (PDF) con una serie de recomendaciones para que el Gobierno Federal de los Estados Unidos pueda ahorrar un billón de dólares durante los próximos 10 años optimizando el uso de las TICs y obtener unos beneficios sostenibles a largo plazo sin tener que realizar importantes inversiones.

Unas recomendaciones que están avaladas por las propias experiencias de las empresas que suscriben el informe. Entre las recomendaciones podemos encontrar temas como la concentración de los centros de datos y la virtualización o computación en la nube con importantes ahorros en aspectos como los costes energéticos, los costes de operación y mantenimiento o la reducción del espacio físico.  Según Gartner Group, estas iniciativas pueden conllevar una reducción de costes entre el 20-30% que traducido en dólares representaría un ahorro de 150 a 200 mil millones en diez años.

Otra de las recomendaciones es optimizar las compras del Gobierno a través de la concentración de los centros de compras estableciendo economías de escala por las compras agregadas y mejorando la calidad de los suministros. Según Motorola, su experiencia en la integración de su cadena de suministros, para una compras de 40 mil millones de dólares anuales, están consiguiendo un ahorro de más de mil millones.

También se señala en el informe la importancia de impulsar servicios y procesos de gestión que son transversales a cualquier organismo, por ejemplo, la gestión de recursos humanos; el reducir las gestiones a pie de ventanilla impulsando el autoservicio –administración electrónica-; o introduccir sistemas avanzados Business Analytics para evitar errores o fraudes en los pagos de subvenciones, ayudas o deduciones fiscales.

Unas recomendaciones que van dirigidas a una Casa Blanca enfrentada a reducir el deficit federal y mejorar la competitividad de Estados Unidos y que pasan por una mejora de la gestión y optimización de los recursos con el objetivo de reducir el despilfarro, entiéndase “gran cantidad de dinero que se está gastando innecesariamente”.

Aunque en nuestro entorno la Administración Pública está haciendo un esfuerzo para el impulso de una administración electrónica más cercana al ciudadano, soy de la opinión que la mayoría de las recomendaciones como la del Technology CEO Council se podrían extrapolar a nuestra realidad más próxima.

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La aplicación de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP) o 11/2007 está planteando importantes retos a las Administraciones Públicas del Estado español. Es una norma básica para impulsar la administración electrónica (eAdministración), no es un modelo específico de eAdministración. Lo más interesante, en mi opinión es que, al margen de los principios generales, régimen jurídico, preceptos y criterios, se establecen derechos concretos de los ciudadanos que, obviamente significa demanda y,  por tanto, implica que las AA.PP. deberán desarrollar una amplia oferta de servicios a través de la Red.

Considerando lo engorroso que puede ser la lectura de un texto legal, en este caso, la 11/2007 en el Boletín Oficial del Estado, he realizado un pequeño mapa conceptual con la herramienta CmapTools que nos permite disponer, de una forma rápida, de una visión global del alcance de la LAECSP.

La LAECSP es una ley de consenso. En su elaboración han participado todas las administraciones, ciudadanos en los espacios de participación del 060.es, partidos políticos, organizaciones empresariales y otras asociaciones.

Es una ley de las más avanzadas del mundo, sólo dos países tienen una norma con un contenido que van en esta línea. Es una ley que garantiza el reconocimiento de nuevos derechos de los ciudadanos en sus relaciones con las administraciones.

 En general, permite que los ciudadanos pasen a tomar el mando en sus relaciones con la administración y obliga a éstas de hacer estos derechos efectivos a partir del 2009.

La LAECSP establece, en cierta medida, una hoja de ruta para consolidar los diferentes niveles para consolidar una eAdministración y la disponibilidad de servicios con hitos concretos hasta alcanzar la interoperabilidad entre las administraciones.

Es una gran oportunidad para que las AA.PP. puedan abordar los cambios organizativos que permitan desarrollar nuevos modelos de relación con los ciudadanos, desarrollar nuevas formas de trabajo para los empleados públicos y mejorar en la eficiencia y disponibilidad de recursos.

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Hace 8 años, para mi tesis de doctorado analicé la e-administración como “modelo de negocio” y , después del tiempo transcurrido, me continuo reafirmando en el diagnóstico que realizaba sobre las barreras que impedían desarrollar la e-administración porque, sin minusvalorar algunas iniciativas que las Administraciones públicas han desarrollado o están desarrollando para facilitar sus relaciones con los ciudadanos en la Red, hemos de ser conscientes que una cosa son las posibilidades que puede aportar ésta y las tecnologías de la información, y otra cosa son la puesta en práctica de estas posibilidades.

La primera barrera para el desarrollo de los proyectos de e-administración es el miedo de los propios dirigentes políticos y gestores de lo público, salvo excepciones, de asumir sus propias responsabilidades y la tentación de abandonar las riendas del proyecto a los expertos informáticos con las limitaciones que conlleva para la globalidad del proyecto: “Delegating to experts is the kiss of death“ como afirmó, en 1996, Jerry Mechling, experto en el sector público, de la John F. Kennedy School of Government de la Universidad de Harvard.

Una segunda barrera es la dificultad en organizar los servicios y contenidos informativos en las páginas web para facilitar a los ciudadanos una navegación hipertextual cómoda y una localización rápida.

Una tendencia que sigue siendo común, es la de organizar los servicios y contenidos acorde con un modelo conceptual que reproduce la propia organización funcional interna de la Administración Pública sin considerar para nada las posibilidades del nuevo medio, en este punto debemos señalar que últimamente se están planteando otros enfoques para aproximarse a un modelo conceptual más próximo a las personas (modelo basado en hechos vitales y actividades cotidianas).

Una tercera barrera, son los elevados costes de implantación de los servicios de información on-line, teniendo en cuenta la coordinación que se requiere entre los distintos niveles administrativos y los frenos que conlleva la atomización de competencias de las distintas administraciones de cada país.

La coordinación entre las diferentes administraciones se impone cada vez más para garantizar la protección de los datos personales, la seguridad de las redes y la protección de la propiedad intelectual. Con relación a los costes, sigue siendo habitual, por protagonismos políticos y otras actuaciones que van en detrimento del bien general, el no generar sinergias que faciliten el compartir recursos tecnológicos y proyectos. Aunque surgen iniciativas que intentan corregir estas anomalías de la gestión pública, por ejemplo, el caso del proyecto SmartStates iniciado, en 1996, por los gobernadores de los Estados del oeste norteamericano y que sigue vigente con la voluntad de que los Estados puedan coordinar sus esfuerzos en el desarrollo de la e-administración y, así, realizar economías de escala, optimizando sus inversiones y gastos en las tecnologías y aplicaciones  y servir mejor a sus ciudadanos.

¿Qué se puede hacer?. A modo de reflexión podríamos decir que la implantación con éxito de servicios y contenidos en la Red, requiere la elaboración de una estrategia coherente, condición esencial.  Esta estrategia debería considerar la integración de los servicios, única garantía de una economía de escala. Sin esta premisa, el desdoblamiento de  las ofertas de los servicios, y la dinámica de “competición entre administraciones” en las iniciativas, impedirán, sin lugar a duda, una mejora de los servicios o la reducción de los costes, sin olvidar que la fuente de los recursos económicos son los propios contribuyentes, es decir, los destinatarios de los servicios.

Premisa que es el verdadero nudo gordiano de la cuestión, la Red puede ser un elemento de cohesión, de interrelación, una única ventana, desde el punto de vista de un ciudadano, a una amplia oferta servicios y contenidos. La pregunta es: ¿Cómo cortar ese entrelazamiento atomizado de poderes, competencias, atribuciones, etc…, que constituye la gestión de lo público?.

Diversos autores que han estudiado la implantación de las nuevas tecnologías en el sector público, consideran que la organización y la gestión son más importantes que la tecnología. Podemos afirmar que es necesaria una visión de conjunto para definir los objetivos, precisar las prioridades, indicar cómo se reducirán los costes, incentivando la innovación y la colaboración con los agentes socios-económicos, todo en un marco de una planificación a medio y largo alcance.

Las recomendaciones para abordar proyectos de e-administración pasan por la reestructuración de los sistemas de gestión de la información y abordar aquellos ajustes organizativos necesarios acompañados con las acciones específicas de formación para el personal del sector público. Acciones que deben acompañarse de campañas concertadas de relaciones públicas antes de implantar los servicios y los contenidos en la Red, involucrando a los usuarios finales, desarrollando mapas de navegación e informando de los costes, y salvaguardando el carácter flexible del concepto de servicio universal para prever modalidades diversificadas de servicio.

Un aspecto a destacar es que, en la reducción de costes, se transfiere al ciudadano algunos costes indirectos, tales como el tiempo que tiene que pasar para acceder a los servicios y contenidos, o el tiempo para cumplimentar los formularios, o la conexión a la Red y los elementos de acceso (el ordenador personal).

También, otro aspecto a destacar, es que los beneficios son, a menudo, indirectos, la reestructuración de los servicios conduce a una mejora en la calidad contribuyendo, con el mismo coste, a un incremento de la satisfacción de los usuarios.

El desarrollo de la e-administración, tiene un impacto considerable en los usos de las nuevas tecnologías en el megasector de las tecnologías de las información y las comunicaciones si consideramos que las iniciativas financiadas por el sector público para hacer llegar la Sociedad de la Información al mayor número de ciudadanos conlleva, en muchos países, fuertes inversiones por parte de propia administración o subvenciones a terceros, tanto al consumo como a los sectores industriales.

A modo de reflexión, si partimos de la premisa de que el peso del gasto público en el PIB en los países desarrollados es muy alto, en la eurozona supone más del 47 por ciento (en España 39-40 por ciento), la  e-administración y otros servicios como modelo de negocio electrónico tendrán un impacto considerable, imposible de determinar en estos momentos, entre los propios agentes del sector público, los agentes económicos y  los ciudadanos.

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Con la aprobación en el Congreso de los Diputados del Proyecto de Ley para el  acceso electrónico de los ciudadanos a las administraciones públicas,  España se situará a la altura de los países más avanzados en esta materia. Actualmente sólo hay cinco países con una ley que garantiza estos derechos: Estados Unidos, Finlandia, Francia, Austria e Italia.

Entre otras cosas, la nueva norma garantizará, a partir del 1 de enero de 2010:

• Acceder a los servicios públicos a través de Internet, el teléfono móvil, la televisión o cualquier otro medio electrónico que pueda aparecer en el futuro.
• Poder consultar el estado de tramitación de los procedimientos que se tengan en marcha.
• No tener que presentar papeles que ya estén en poder de las administraciones.
• Conceder la misma validez jurídica a las comunicaciones electrónicas que a las que se realizan en papel.
• Realizar un trámite o recibir información a través de Internet o un teléfono tendrá la misma validez que de la forma tradicional.
• Asegurar todas las garantías de calidad, seguridad y confidencialidad.
• Poder utilizar los idiomas cooficiales para comunicarse con las Administraciones.

Véase: Proyecto LAECSP

El texto, además, ha incorporado a última hora una enmienda para que el acceso electrónico pueda hacerse a través de un software libre. Se crea también la figura del Defensor del usuario electrónico, que canalizará las reclamaciones.

Aunque la ley obliga a todas las administraciones, sólo compromete a la central, las comunidades y ayuntamientos, responsables en la gestión de muchas de las competencias relacionadas con los trámites administrativos de los ciudadanos,  tendrán que prestar los servicios electrónicos a partir de enero siempre que lo permitan sus disponibilidades presupuestarias. Aspecto que, a nuestro entender y por las experiencias pasadas, planteará problemas de interconexión administrativa y establecerá diferentes velocidades del desarrollo de la Ley.

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